Un fournisseur de produits et données du géoportail, qui offre à la vente via le géoportail des produits propres, peut traiter les commandes entrantes relatives à ses produits de deux façons différentes en principe :

1. Il peut mettre en place un outil informatique plus ou moins automatisé qui est connecté au Géoportail et qui y vérifie régulièrement si des commandes relatives à des produits du fournisseur ont été faites. Dans ce cas, ces commandes sont reprises par cet outil et traitées de manière soit manuelle et automatique. Après le traitement, le statut de la commande traitée est actualisé dans le portail, les informations relatives à la commande (prix, remarques, modifications etc) sont transférées dans le portail et le cas échéant des fichiers téléchargeables de la commande sont placés sur les serveurs du portail aux fins de téléchargement par le client.
   L'administration du Cadastre et de la Topographie, agissant en son rôle de fournisseur, dispose d'un tel système de traitement et d'extraction automatique connecté au géoportail.
2. Il peut traiter les commandes d'une façon très élémentaire directement dans le géoportail. Cela veut dire qu'il exécute en interne chez lui toutes les actions nécessaires pour le traitement d'une commande, mais qu'il fait directement dans le géoportail toutes les actions de prise en charge, de renseignement de prix et de remarques ainsi que de changement de statut des commandes.

Ceci permet aux intéressés d'agir en tant que fournisseur et de profiter ainsi de cette plate-forme centrale, même s'ils ne peuvent ou veulent pas (encore) se doter d'un outil automatisé. Le traitement manuel des commandes directement dans le géoportail constitue également une option de “secours” pour les fournisseurs dotés d'un système automatisé, pour les cas de panne.

Les alinéas suivants vont expliquer les tâches qui incombent aux fournisseurs autour du traitement des devis/commandes, dans le cas où ils veulent traiter les commandes directement dans le géoportail.

Ces tâches sont :

• l'établissement d’un devis,
• la préparation de la commande (à l'extérieur du portail),
• l'upload de la commande sur le portail.

La fonction de traitement des commandes est accédée moyennant le bouton Suivre les commandes du menu Fournisseur, dans la barre des fonctions à gauche du portail :

Au lancement de cette fonction, un tableau de bord des commandes en cours par état est présenté.

Il donne le nombre des demandes actives pour chaque état, “à traiter” et “traitées”.

L’apparence et la gestion sont identiques au suivi des commandes client. En cliquant sur un des états (par le lien ou l’onglet associés), on obtient un tableau présentant l’ensemble des demandes dans l’état sélectionné :

• A traiter : les demandes reçues de la part des clients pour lesquelles aucune action et aucune réponse n’a été réalisée ou formulée,
• Traitées : les commandes pour lesquelles le circuit de commande a été terminé.

L'onglet des demandes “à traiter” se présente comme suit :

Les informations présentées sont :

• N° de la demande (avec un lien vers le récapitulatif de la commande)
• Nom de la demande
• Type de la demande (devis ou commande)
• Nom du produit
• Date de réception

La liste est paginée et peut être triée par :

• N° de la demande
• Nom de la demande
• Type de la demande
• Nom du produit
• Date de réception

L’utilisateur peut alors

• Cliquer sur le numéro de la commande …
  L’utilisateur se retrouve sur une page donnant le récapitulatif de la demande après envoi du client

… ou cliquer sur une icône, pour traiter une commande :

• Cliquer sur l’image spécifiant l’envoi d’un devis et de potentielles remarques
  L’utilisateur se retrouve sur une page permettant de saisir les informations

• Cliquer sur l’image spécifiant l’upload de l’archive des données à fournir au client
  L’utilisateur se retrouve sur une page permettant l’upload

Les informations présentées sont :

• N° de la demande (avec un lien vers le récapitulatif de la commande)
• Nom de la demande
• Type de la demande (devis ou commande)
• Nom du produit
• Date du traitement

La liste est paginée et peut être triée par :

• N° de la demande
• Nom de la demande
• Type de la demande
• Nom du produit
• Date du traitement

L’utilisateur peut alors :

• Cliquer sur le numéro de la commande
  L’utilisateur se retrouve sur une page donnant le récapitulatif de la demande après envoi du client

En plus du détail de la commande, le fournisseur obtient les renseignements quant au client demandeur comme le montre la figure ci-dessous.

Les informations présentées pour le client sont :

• Nom du client,
• Sa fonction,
• N° de téléphone (si disponible),
• N° de fax (si disponible),
• Adresse email,
• Url du site client (si disponible).

L’utilisateur peut alors :

• L’utilisateur se retrouve sur la page du tableau de bord des demandes actives

• L’utilisateur se retrouve sur la page des demandes de type « A traiter »

• L’utilisateur se retrouve sur la page des demandes de type « traitées »

Le traitement manuel dans le portail d’une demande de devis ou d’une commande par le fournisseur s’effectue de la manière suivante :

Selon les spécifications du fournisseur d'un produit, le client peut commander un devis du produit. Les prix renseignés pour le devis apparaissent dans le récapitulatif de la commande, que le client peut consulter dans le portail.

Propriétés du devis :

• Prix : C’est le prix TTC de la demande livrée

Les messages suivants peuvent apparaître : « Veuillez saisir un prix pour cette demande. » → Le compte racine n’a pas saisi le paramètre « Le format saisi pour le prix est incorrect. » → Caractères non valides

• Remarque : ce sont des remarques potentielles associées à la demande. La saisie de remarques est optionnelle pour le fournisseur.

Lors du traitement de la commande dans le portail par le fournisseur,

Les propriétés de la commande :

• Prix : C’est le prix TTC de la demande livrée

Les messages suivants peuvent apparaître : « Veuillez saisir un prix pour cette demande. » → Le compte racine n’a pas saisi le paramètre « Le format saisi pour le prix est incorrect. » → Caractères non valides

• Remarque : ce sont des remarques potentielles associées à la demande. La saisie de remarques est optionnelle pour le fournisseur.